Työelämä järjestykseen - sähköiset tiedot

-

 

Luin uusimman Marie Kondon kirjan KonMari - työnilon löytämisen taika. Kirjassa oli hyviä vinkkejä työelämään. Keskityn tässä blogipostauksessa tällä kertaa tiedostojen siivoukseen, joka itselleni kolahti heti. Todo-listallani oli ollut jo kauan tietokoneen tiedostojen siivoaminen.

Tiedostojen järjestäminen

Marie Kondo neuvoo järjestämään ensin tietokoneen tiedostot, sitten sähköpostit ja lopuksi älypuhelimen sovellukset. Aloitin siis tietokoneen tiedostoista. Marie antoi hyvän vinkin 10-säännöstä. Pidä pääkansioiden määrä kymmenessä. Se oli yllättävän vaikeaa, mutta sain määrän kahteentoista. Jotkut pääkansiot olivat tällä hetkellä akuutteja, mutta myöhemmin voin siirtää ne toisiin pääkansioihin. Työpaikalla on usein tiimillä yhteiset kansiot. Silloin kannattaa yhdessä tiimin kanssa sopia, mitkä 10 kansiota olisivat pääkansioita. Tiedostoja läpikäydessä voi pohtia inspiroiko tiedosto, tarvitsenko sitä ja tuottaako se iloa.

Sähköpostin käyttö

Kirjassa oli hauska kuvaelma kolmesta erilaisesta sähköpostin käyttäjäryhmästä. Kärkkyjät keskeyttävät työt, lukevat viestin ja arkistoivat sen heti. Tunnustan kuuluvani tähän ryhmään. Kevätsiivoojat käyvät läpi saapuneiden viestin laatikon muutaman kuukauden välein. Laistajat antavat saapuneiden viestien laatikon kasautua. 

Kaikille ryhmille annetaan vinkiksi käsitellä saapuneet sähköpostit päivittäin joka työpäivän alussa tai lopussa. Liitteet voi tallentaa tiedostoihin ja turhat uutiskirjeet peruuttaa. Laistajat voivat siirtää kaikki saapuneet viestit yhteen alakansioon ja aloittaa puhtaalta pöydältä sähköpostin käytön uuden elämän.

Kirjan toinen kirjoittaja ehdottaa out-of-office reply -viestiä, jossa olisi sähköpostin ”aukioloajat” eli milloin saaja käy läpi sähköpostejaan sekä muut keinot, millä hänet saa kiinni.

Matkapuhelimen sovellusten vähentäminen

Siivousvinkit koskivat myös matkapuhelimen sovelluksia. Ne kannattaa käydä läpi miettien, inspiroiko sovellus ja tuottaako se iloa.

Kommentit

Lähetä kommentti

Tämän blogin suosituimmat tekstit

Miten pystyviikkaan vaatteet?

-
Kuva
Pystyviikkaus on yksi Marie Kondon pääopeista. Aluksi ajattelin, että kuka nyt jaksaa vaatteita olla jatkuvasti viikkaamassa. Kun kokeilin, jäin koukkuun. Viikkaaminen on mielestäni näppärää ja nopeaa. Etuna on, että vaatekaapit pysyvät siisteinä, esimerkiksi t-paitavalikoiman näkee yhdellä silmäyksellä ja vaatteet menevät paljon pienempään tilaan.  Olen kehitellyt vähän Marien opeista oman version. Tässä neuvot t-paitojen sekä sukkien viikkaukseen. T-paidat 1. Laita t-paita pöydälle tai tasolle niin, että paidan takaosa on päällepäin. 2. Viikkaa toinen puoli niin, että viikkaus yltää paidan selän puoliväliin.  3. Viikkaa toinen puoli samalla lailla. 4. Viikkaa helma noin neljäsosan verran (miesten t-paidoissa). 5. Viikkaa vielä kertaalleen (miesten t-paidoissa). 6. Viikkaa yläosa. 7. Ta-daa! T-paita pysyy pystyssä ja rinnassa oleva logo näkyy kunnolla. Naisten t-paitojen osalta aloitan viikkauksen taittamalla helmaa kolmasosan verran. Sen jälkeen viikkaan yläosan. Sukat 1. Su...
Lue lisää

Arjen helpottaminen

-
Kuva
  Minua on aina kiinnostanut Lean-menetelmä, jonka japanilaiset kehittivät aikoinaan Toyotan autotehtaalla. Ideana on tekemisen muuttaminen kevyeksi ja helpoksi. Käytännössä se on asioiden jatkuvaa virtausta, missä minimoidaan hukkaa ja häiriöitä. Tähän auttaa rutiinien muodostaminen, jonka pohjana on vaihtelun ja muutosten välttäminen. Jatkuvaan virtaukseen kuuluvat myös jatkuva asioiden parantaminen sekä asioiden tuominen näkyväksi. Luin aiheesta Essi ja Kimmo Määtän Arjen Lean - säästä aikaa, rahaa ja hermoja -kirjan. Määtän pariskunta pohtii opuksessaan, miten normaalia lapsiperheen arkea voi parantaa Lean-periaatteiden mukaan. Huomasin, että moni hukan lähteistä tai ennalta ehkäisystä on yhdenmukainen kodin järjestämisen kanssa. Tässä huomioitani. Vältä tarpeetonta kuljettelua tai liikettä Tarpeeton kuljettelu tässä tapauksessa tarkoittaa tavaroiden kuljettelua kodin sisällä tai tietokoneen tiedostojen klikkailua. Kodin tavaroita voi vähentää, jotta jäljelle jää iloa tuottavat...
Lue lisää

Kun läheinen kuolee - vinkkejä käytännön järjestelyihin

-
Kuva
Isäni kuoli viime kuussa ja edessä oli vuokra-asunnon tyhjennys Äitini kuoli kolme vuotta sitten. Silloin kävin läpi paperit, jotta löysin tarvittavat asiakirjat. Tilanpuutteen vuoksi tyhjensin äidin vaatteet kaapeista. Huonokuntoiset meni lumppukeräykseen ja paremmat UFFille. Tällä kertaa uutena aspektina oli koko vuokra-asunnon tyhjennys.  Vuokra-asunnon tyhjennys Kokoonnuimme veljeni kanssa paikan päälle. He halusivat ottaa muutamia esineitä muistoksi. Jaoimme kristillisesti tasan avaamattomat kahvipaketit ja muun käyttötavaran.  Pyysin kahdesta tyhjennysfirmasta kustannusarvion. Molemmat kävivät paikan päällä. Toinen ilmoitti heti, ettei ota tällaista keikkaa ja toinen kertoi, että tyhjennys maksaa 560 euroa. Olin aiemmin kuullut hautaustoimistosta, että tyhjennys yleensä maksaa 500-700 euroa, joten olin budjetoinut siihen tietyn summan. Tyhjentäjä haki avaimen. Asunto ja kellarivarasto olivat tyhjät viikossa.  Vuokra-asunnon prosessit eivät olleet minulle oma...
Lue lisää