Työelämä järjestykseen - sähköiset tiedot

 

Luin uusimma Marie Kondon kirjan KonMari - työnilon löytämisen taika. Kirjassa oli hyviä vinkkejä työelmään. Keskityn tässä blogipostauksessa tällä kertaa tiedostojen siivoukseen, joka itselleni kolahti heti. Todo-listallani oli ollut jo kauan tietokoneen tiedostojen siivoaminen.

Tiedostojen järjestäminen

Marie Kondo neuvoo järjestämään ensin tietokoneen tiedostot, sitten sähköpostit ja lopuksi älypuhelimen sovellukset. Aloitin siis tietokoneen tiedostoista. Marie antoi hyvän vinkin 10-säännöstä. Pidä pääkansioiden määrä kymmenessä. Se oli yllättävän vaikeaa, mutta sain määrän kahteentoista. Jotkut pääkansiot olivat tällä hetkellä akuutteja, mutta myöhemmin voin siirtää ne toisiin pääkansioihin. Työpaikalla on usein tiimillä yhteiset kansiot. Silloin kannattaa yhdessä tiimin kanssa sopia, mitkä 10 kansiota olisivat pääkansioita. Tiedostoja läpikäydessä voi pohtia inspiroiko tiedosto, tarvitsenko sitä ja tuottaako se iloa.

Sähköpostin käyttö

Kirjassa oli hauska kuvaelma kolmesta erilaisesta sähköpostin käyttäjäryhmästä. Kärkkyjät keskeyttävät työt, lukevat viestin ja arkistoivat sen heti. Tunnustan kuuluvani tähän ryhmään. Kevätsiivoojat käyvät läpi saapuneiden viestin laatikon muutaman kuukauden välein. Laistajat antavat saapuneiden viestien laatikon kasautua. 

Kaikille ryhmille annetaan vinkiksi käsitellä saapuneet sähköpostit päivittäin joka työpäivän alussa tai lopussa. Liitteet voi tallentaa tiedostoihin ja turhat uutiskirjeet peruuttaa. Laistajat voivat siirtää kaikki saapuneet viestit yhteen alakansioon ja aloittaa puhtaalta pöydältä sähköpostin käytön uuden elämän.

Kirjan toinen kirjoittaja ehdottaa out-of-office reply -viestiä, jossa olisi sähköpostin ”aukioloajat” eli milloin saaja käy läpi sähköpostejaan sekä muut keinot, millä hänet saa kiinni.

Matkapuhelimen sovellusten vähentäminen

Siivousvinkit koskivat myös matkapuhelimen sovelluksia. Ne kannattaa käydä läpi miettien, inspiroiko sovellus ja tuottaako se iloa.

Kommentit

Tämän blogin suosituimmat tekstit

Vaatteiden säilytys

Keittiö kuntoon

Keittiön järjestäminen